レコード管理業界について
レコード管理は、歴史を通じてさまざまな文明において重要な実践とされてきました。古代エジプト人がパピルスに詳細な記録を保管していたり、ローマ人がタブラーリアと呼ばれる公的記録を維持していたことがその例です。
時を経るにつれ、行政、法的、歴史的目的のために文書を保存する重要性が広く認識されるようになり、世界中で体系的なレコード管理の実践が発展しました。
今日、レコードは歴史を保存する上で重要な役割を果たしており、行政、法律、財務、文化の分野でも欠かせない存在です。増大する需要に応じて、組織は効率的かつ安全な管理のために、徐々に専門の第三者企業にレコード管理をアウトソーシングしています。
しかし、中国では、アーカイブサービスのアウトソーシングの発展は、インターネットのような急速に進展する業界に比べて遅れています。新しい技術をレコード管理に取り入れ、社会に効率的なサービスを提供するための革新が急務です。香城レコードはこのギャップを埋めるために登場しています。
業界のゲームチェンジャー
香城レコード株式会社（以下、香城レコード）は2023年7月1日に設立されました。会社はファイルの整理、デジタル化、管理コンサルティング、保管サービスを専門としています。顧客には大企業、政府機関、家庭、個人が含まれます。
レコードサービスのアウトソーシング産業の市場機会を生かすため、同社は従来のファイル管理に注力しながら、インテリジェントなレコード管理に向けた決定的な一歩を踏み出しました。
香城レコードには、インテリジェントなレコード管理センターが2つあり、最新のセンターは2023年7月25日に正式にオープンしました。このセンターは、いくつかの政府機関、裁判所、大学、病院、保険会社と協力関係を築き、良好な市場のフィードバックを受けています。
若い企業がどのようにして効率的なレコード管理センターを迅速に設立し、成功裏に運営し、貴重なパートナーの注目を集めることができるのでしょうか？
本物のスマートレコード管理センター
香城スマートレコード管理センターのプロジェクトは、総建設面積5,930.8平方メートルで、うち2,223平方メートルがレコードインテリジェントライブラリーです。210,000箱（200万冊）のストレージを持つ3つのレコード保管倉庫と22のデータキャビネットを備えています。無人のストレージ管理にはスマートロボットが使用され、安全機能にはガス消火、光ファイバ温度制御、煙検出システムが含まれています。
デジタル化と自動化技術は、レコード管理をより効率的かつ安全にしています。たとえば、顧客はソフトウェアを介して文書の照会リクエストを提出できます。スタッフがリクエストを確認すると、ロボットがファイルを取り出して顧客に届けます。
このセンターは、他のレコード管理会社と比較して労働投入を90%削減しました。
効率的なレコード管理は、先進的なハードウェア施設と、何よりも堅牢で柔軟なビジネスマネジメントシステムのセットに依存しています。これらのシステムは、スマートレコード管理センター全体の「脳」として機能し、統合された倉庫管理、契約管理、顧客管理などを可能にします。
ただし、香城チームはこの中央管理システムを開発する際に多くの課題に直面しました。
「脳」の構築の問題
スマートレコード管理センターの効率的な運用を支えるために、中央管理システムをどのように構築することができるのでしょうか？レコード管理サービスの独自で複雑なニーズのため、市場には即座に使用できる製品はほとんどありません。また、新しいシステムの開発に必要なコストと時間は、香城レコードにとって受け入れがたいものです。アーカイブデータの機密性も考慮し、システムはオンプレミスでの展開が求められます。
そのため、香城レコードチームは、ビジネスマネジメントシステムを迅速に開発するために、低/無コードプラットフォームを探すことに決定しました。しかし、ビジネス要件をシステム機能に変換することは、ソフトウェアの種類に関係なく依然として重要な課題です。
アーカイブ担当者は、収集、整理、移転、検索などのレコード操作を理解していますが、情報システム技術に関する専門知識が不足している場合があります。多くの低コードプラットフォームは、データ構造、ビュー、コードを導入しており、フロントラインスタッフが複雑な要件を満たすためにシステムを構築するのが難しくなっています。
成功する低/無コードプラットフォームは、非技術的なスタッフにとって使いやすく、学びやすいものであるべきです。香城レコードは、厳しい期限と複雑な機能を持つプロジェクトの解決策を急速に必要としていました。選択されたプラットフォームは、自己ホスティングが可能で、安全であり、レコードセンターの特定のニーズを満たし、従来の低コードの制限を打破する必要があります。
NocoBase：開発を加速する
香城のレコード事業のフロントラインスタッフが国内外の多くの低コードプラットフォームを試したり放棄したりしているとき、プロジェクトの納期が迫っていることに気づきました。幸運にも、チームはNocoBaseに出会いました。
NocoBaseがチームの注意を引いた三つのハイライトは以下の通りです：
- 自由に切り替え可能なWYSIWYGページ
- 自由に整理できるブロックスタイルのレイアウト
- 自由に適応可能な外部インターフェース
これらの自由は、他の低コードプラットフォームでは見つけるのが難しいものです。成長する組織には、自由に組み合わせて創造的に使用できるLEGOのようなツールが必要です。
たとえば、フロントラインのレコードスタッフは、フィールドやアクションをドラッグアンドドロップすることで、簡単にレコード管理のページを作成できます。異なるページブロックを組み合わせることで、よく使用される操作ページを構築します。NocoBaseは柔軟なAPI機能を提供し、RFIDシステムやハードウェアと迅速に統合して効率的な倉庫管理を実現します。
システムの実現可能性を確認した後、香城レコードチームは迅速に開発に投入しました。2023年末までに、チームはわずか1か月で重要なビジネスシステムの一部を立ち上げました。
2024年4月までに、香城レコードはWMSおよびRFIDシステムとの接続を開始し、NocoBaseとの協力により統合作業が順調に進みました。
香城レコードは、NocoBaseが構築した統合管理システムを通じて、CRM、RMS、WMS、AMS、RFIDタグなどのさまざまなシステムを統合しました。このシステムは、変化するニーズに応じた柔軟な調整を可能にします。
2024年6月、香城レコードのチームは、NocoBaseが構築した統合管理システムを使用して全体のビジネスプロセスを成功裡に運営しました。このプロセスには、契約の入力、タスクの割り当て、注文の生成、RFIDタグの印刷、指示を受け取った後の自動倉庫が含まれます。
アロマシティのアーカイブビジネスマネジメントシステムのインターフェース：
インターフェースは各役割にとって非常に理解しやすく、効率的なビジネス運営と自動化の向上をもたらします。6月に最初のレコードが到着してから、7月の図書館のオープンまで、レコードセンターは効果的に運営され、最初の月の在庫利用率は5.9%に達し、計画の2.8%を超えました。
今後について
香城レコードは、スマートレコード管理センターの立ち上げにより挑戦的な旅を始めました。しかし、今後にはさらに多くの課題が待ち受けています。スマートパークの包括的管理、IoTデバイスの統合、さまざまなデータの集約と視覚化、ビジネスシステムのLLMの変革、顧客システムの実装などです。
同時に、NocoBaseのロードマップに従って新機能やプラグインが継続的にリリースされており、香城レコードに強力な製品サポートを提供しています。
今後、香城レコードはNocoBaseの可能性をさらに探求し続けます。たとえば、チームはスマート工場、パーク、ビルの管理のための低コードシステムを開発する計画を立てています。この取り組みは、IoT統合を促進し、NocoBaseに基づくデータガバナンスプラットフォームを確立することで、業界にとって有望な選択肢となるでしょう。
適切な戦略により、NocoBaseは企業が重要な業務を効率化し、標準化するのを支援し、香城レコードが「安全、知恵、専門性」のブランドイメージを構築するための堅固な基盤を築くことができます。また、NocoBaseは従業員の成長と企業の発展を促進し、香城レコードの明るい未来を形作ります。
—— 孫小峰、香城レコードの責任者
ツールのアップグレードは、企業が革新し、業界のゲームチェンジャーとなるのを助け、組織の変革を動機づけ、開発に無限の推進力を注入します。香城レコードにとって、NocoBaseは生産ツールであり、企業の成長を促進する重要な力です。